管理顧問 - Dicky Chou

在早前與一位友人茶聚，閑談間她提及到她曾於某半官方機構工作，而該機構當時就引入了一個名為「計分卡」的員工表現管理系統，計分卡內含不同範疇的表現指標，並以該計分卡按月評核員工表現。我當時的即時反應，是以為她想讚許該機構具前瞻性，採用管理顧問先驅 Robert S. Kaplan 及 David P. Norton 所推廣的「平衡計分卡」管理員工表現。但細聞其詳後，才知道她所指的機構是引用「計分卡」的反面教材。

原來當時該機構的管理層，為要提升員工的「生活與工作平衡」，計分卡當中就設定以下的一個指標：員工必需在工餘時間聯同其他同事參與一些康樂活動。結果是，我的朋友每月均相約數位同事，到公司附近的公園集合，拍攝數張合照作其活動証明，以向上司交數了事。我的朋友說道，同事間並不重視這種表現量度，所而我相信這指標在該機構亦完全起不了提升員工工作表現的作用。

以上事件反映出該機構的管理層在制訂表現量度指標這部分出了問題，導致指標不能達到推廣理想員工行為及提升工作表現的目的。在此我對是否應該將「生活與工作平衡」定作為員工表現評核元素之一不作評論，因這是與個別機構希望培育的機構文化及價值觀有關。這個案的問題關鍵在於管理層能否選取合適、客觀，及可操作的量度指標應用。那麼有何量度指標可較為客觀、可操作地量度「生活與工作平衡」呢？我認為其中一個較可取的側面量度是「員工加班時間」，因為假若員工能有效率地完成工作，無需加班的話，他的私人時間亦達致最大化，亦表示他有最多的私人時間去享受個人及家庭生活，從而達致生活與工作平衡。而直接的量度方法，就要應用到一些心理學上的「生活滿意度」評測，但這類評測需要由專家操作及分析結果，若要每月重複應用，則成本太高，實際上不太可行。

制訂機構、部門及員工表現指標是一門學問，需要因時因地制宜，不能把別家機構的指標搬過來使用。我會建議由整個管理層經反覆討論後制訂，亦要經過應用測試及修正後，方可正式出台。

有關平衡計分卡的應用簡介如下：

我就有關以上的標題，剛發表了一篇短文。有興趣者可前往我的另一個人網站下載：

鮑烈治典範管理體系 應用於政府機構的成功個案

日前收到友人公司送來的桌上月曆，心想在今天人手一部PDA Phone或Net Book電腦的年代，還有誰使用桌上月曆呢？但今次收到的月曆，確實有點不同。首先，特別的地方在於月曆的包裝設計，設計師把一般沒有利用價值的包裝盒，巧妙地設計成為上下兩個文件座。這個做法既環保，又具創意。此外，月曆亦同時具備書簽、名片座，及便條夾的功能，十分貼心。當然，最重要的是月曆的外型毫不老套，它以來年為牛年作為設計概念，把月曆化成一件桌上擺設，為沉悶的辦公室增加了點生氣。

設計師稍加創意，便能為公司在收禮人心中留下深刻印象。當收禮人有需要找相關物品的供應商時，必然會想起這間有創意的公司。

多年來我在不同界別及場合推介以鮑烈治國家優質獎評審標準作機構自我評審，以協助機構管理層每年檢討其管理系統的完整性、整合性及成效，並從評審結果當中尋找改善空間，以達致機構表現持續改善。年度自我評審及管理系統改善工作，能使機構逐步打好各項管理系統的基礎，長遠而言能夠提升機構整體表現與競爭力。

一間企業的管理系統根基是好是壞，在太平盛世經濟向好時難以看出端倪。但在經濟下滑百業蕭條時，就能看到企業管理系統承受力的真功夫了。今天談這個題目，對很多企業來說，好像有點「遠水不能救近火」。但我希望那些在金融海嘯後幸存的企業，可以把目光放得長遠一點，花點心力在持續優化管理系統上，令企業得以有強健體魄迎接任何挑戰。

有興趣了解多些的朋友，可下載我早前寫下的相關文章：

以鮑烈治國家優質獎評審標準作機構自我評審

香港工業工程師學會於早前五月底假香港富豪酒店舉辦了周年晚宴暨獎學金頒授典禮，是次周年盛會獲得一百五十多位嘉賓及會員出席支持，場面熱鬧。十分榮幸，我們邀請了Dunwell Group的主席Ir Daniel Cheng為主禮嘉賓，以及香港迪士尼前工業工程主管Brian Yu為專題演講嘉賓。其他嘉賓包括理工大學副校長，各大學工業工程系主管，及一眾前任會長。

回想於四年前開始投身學會的幹事會義務工作，首年出任會員活動部主席，次年出任名譽司庫，繼而成為副會長，再被推選為07-08年度會長。四年來多少個晚上與各幹事在理工大學埋首開會，我也記得不大清楚，只是每次眼見各人帶著下班時疲倦的身軀，飢腸轆轆的開會至晚上九時甚至十時，但各人依然興致勃勃地投入議程討論當中而毫無怨言，我相信我們都是靠著那份無私的熱誠及使命感，方能支持著。而各人的長期投入及努力就令這個資源有限，僅仗倚一群義工營運的學會日漸成長。

不要以為在這些非牟利團體當義務的管理工作十分容易，會員是不會因為你是當義工就會對你的工作成效要求低，反之是稍許服務不周，他們也會照樣不留情面的投訴。而我自己的格言是，做義工也要做得投入盡心有效益，不然就不要掛著那個幹事的名銜了。當然我四年的義工年資尚淺，但也希望跟各位分享一些心得：

• 心得之首也是最重要的，莫過於是要找到一班志同道合、沒有私心的幹事會成員共事。試想做義工都要花時間心力搞政治的話，不做也罷。
• 非牟利團體的資源一般非常緊拙，要以有限資源做出成續，策略計劃的制訂，各項目的跟進及貫切落實是不能少的。
• 善用人脈也是營運非牟利團體重要一環。例如以上周年晚宴的主禮及演講嘉賓、獎學金的贊助商、抽獎獎品贊助商、甚至是平日安排學會會員參觀各大機構，都是主要透過各位幹事的人脈尋覓及聯絡安排的。善用人脈可以令事情進展較快，收事半功倍之效。
• 而如何管理好一群跟你沒有上司下屬關係的幹事會成員，及在沒有任何利益誘因的情況下推動他們做好工作，這也是一大學問。我自己所採用的方法主要是以身作則，透過分享過往工作經驗，以及事事關心，緊貼跟蹤各項目開展進度，從而希望可以感染身邊的人把工作做好。
• 最後，以學會長遠發展而言，單靠推動學術知識分享是不足夠的，我比較看重學會及商界力量相結合。透過學會商界互動式的經驗交流，一方面以學術應用協助解決商業問題，亦由商業問題帶動刺激學術發展，這才能加強體現學會的存在價值。

          致詞歡迎各嘉賓                                      致送記念品予主禮嘉賓Ir Daniel Cheng(右)

               歷任會長向嘉賓祝酒                                                  周年晚宴熱鬧場面